Warum DMS?Warum benötigen Sie ein Dokumentenmanagementsystem?

Unternehmen sind komplexe Gebilde, die ununterbrochen wichtige Informationen produzieren.

Vielfach sind diese Informationen dezentral gespeichert und nicht miteinander verknüpft. Manche wichtige Mails bleiben sogar "das Geheimnis" einzelner Mitarbeiter.

Es gibt Geschäftsführer wie Sie, die spüren, dass ihr Unternehmen effektiver und effizienter wäre, wenn man das Ganze sehen würde und nicht nur das Oberflächliche.

Denn Ihr Informationschaos kostet Sie Zeit, Geld, Nerven und birgt zudem für Sie und Ihr Unternehmen hohe Risiken.

LBOffice-DMS++ bietet Ihnen eine effektive und sichere Lösung zur GoBD konformen Büroorganisation.

Was ist LBOffice DMS++?

LBOffice DMS++

Definition

LBOffice definiert einen neuen Weg des intelligenten Informationsmanagements.

  • einfach zu bedienen
  • schnell zu erlernen
  • nahtlos zu integrieren
  • problemlos zu implementieren

Verständnis

Das Ordnen und Strukturieren von Datenchaos – Was wir darunter verstehen?

  • Büroorganisation mit einem 360°-Blickwinkel
  • Einblick "everyone" auf ALLE vorgangsrelevanten Dateien
  • Direkten Zugriff auf alle  Abläufe

Philosophie

Nur einer im Unternehmen macht eine Arbeit =
Alle anderen
haben davon einen Nutzen!

 

 

 

EINE Plattform

LBOffice ist ein Dokumentenmanagementsystem (DMS++) mit Mehrwert für Ihren Büroalltag.

Dabei ist die LBOffice DMS++ Suite die zentrale Plattform für sämtliche Informationen und dient als thematisch strukturierter Wissenspool. Es ist ein neues und leistungsstarkes Corporate Information Management (CIM) System. Sie verwalten damit sämtliche Adressen, Dokumente, Projekte, Vorgänge und Aufgaben in einem einzigen System und ordnen/strukturieren so Ihre Datenflut!

Sie können darin Standard- und Sonderprozesse abbilden und gezielt steuern sowie Ihre Dokumente und Informationen durchgängig und themenübergreifend miteinander verbinden.

Zertifikat (GDPdU / GoBD)

LBOffice ist nach den am 01.01.2015 vom Bundesfinanzministerium in Kraft getretenen Grundsätzen zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GDPdU / GoBD) und den Vorgaben der ADKL AG Wirtschaftsprüfungsgesellschaft in 2016 geprüft und erfolgreich zertifiziert worden. 

LBOffice DMS++fördert die Zusammenarbeit - koordiniert Arbeitsabläufe - verbessert den Informationsfluss - steuert Prozesse

Archivieren Sie mit LBOffice nicht nur Ihre Dokumente, sondern stellen Sie umfangreiche Informationsnetze her. Und das ganz einfach - durch automatische Regeln, durch Bildung von Relationen oder über Drag-and-Drop. Verbinden Sie Ihre Dokumente mit Vorgängen, Produkten, Geschäftspartnern oder Unternehmen und das so oft und individuell, wie Sie dies benötigen.

LBOffice denkt universell und strukturiert

 

Nur "Ab-Ordnen" und "Wiederfinden" war uns zu wenig!

LBOffice denkt universell

  • in "Zu-Ordnen" und "Strukturieren", um Dokumente ordnerübergreifend in Beziehung zueinander zu bringen
  • an viele Wege, umfassend an Ihre Informationen zu gelangen 
  • nachvollziehbar und ohne individuelle Geheimnisse

LBOffice ermöglicht ein

  • unternehmensweites und -übergreifendes Wissensmanagement
  • unternehmenseinheitliches sowie abteilungsindividuelles und persönlich freies Arbeiten
  • GDPdU / GoBD regelkonformes und datensicheres Arbeiten

Funktionalitäten

LBOffice DMS++

LBOffice Relais

E-Mails, Dokumente, Notizen, CTI, DMS, CRM, Projekt- und Aktenverwaltung – LBOffice schaltet mühelos von Einem zum Anderen und verbindet deren Funktionalität in LBOffice.

Dank Groupware-Funktionen werden Informationslücken geschlossen.

Über die implementierten Groupware-Funktionen wie Gruppenpostfach und Vertretungszugriff stellen Sie die Verfügbarkeit der Informationen sicher. Damit sind alle relevanten Informationen zu einem Partner oder Vorgang stets „griffbereit“. Jederzeit, auch wenn entscheidende Wissensträger auf Geschäftsreise, im Urlaub oder krank sind. LBOffice ermöglicht Ihren Mitarbeitern eine effiziente und kompetente Betreuung der Geschäftspartner.

Flexible Suchabfragen

LBOffice unterstützt die gezielte Suche nach Informationen durch leistungsstarke Suchmechanismen und einer hohen Performance. Mit Direkt-, Schnell-, Detail- oder Volltextsuche lässt das System keine Frage offen. Dabei können Sie die Anzeige über Filter eingrenzen oder gruppieren.

Einmal erstellte Suchabfragen können Sie speichern und Anderen zur Verfügung stellen. Suchen, die viele Anwender häufig benötigen, können Sie mit LBOffice unternehmensweit verteilen. Einfache Integration von OCR-Modulen/ Volltextfähigkeit runden das System ab. So wird Ihnen in LBOffice ein schnelles Wiederauffinden von Informationen ermöglicht.

E-Mails ohne Systemwechsel ablegen und bearbeiten

Durch die Integration eines E-Mail-Clients können Sie Nachrichten sofort beantworten oder Daten im Postfach bearbeiten, und das ohne Systemwechsel. Daneben können Sie Vorgänge in die Aufgabenverwaltung legen und von dort aufrufen oder Termine im Kalender setzen und einsehen, einen Diskurs dazu starten, eine Aktion oder Aktivität aus der Mail erzeugen sowie alle Mailaktivitäten ausführen.

Ordnen Sie E-Mail und deren Anlagen Personen, Projekten, Aktivitäten, etc. automatisch zu.

Oder arbeiten Sie wie gewohnt mit Outlook, Ihrem Microsoft Internet Explorer. Wir haben den Email-Client mit seinen Kalender und Wiedervorlagefunktionen integriert und synchronisieren Ihr Outlook mit einer  EXCHANGE Schnittstelle.

Vernetztes, GoBD konformes Arbeiten

Arbeiten Sie personen-, abteilungsbezogen oder gruppenübergreifend in definierten Abläufen.

Ein vorgegebener Workflow zur Dokumentensteuerung gewährleistet Ihren Dokumenten eine schnelle, zielgerichtete und GoBD konforme Bearbeitung.

Der zugrundeliegende Workflow ist nach den Dokumententypen vorgegeben und kann personen-, abteilungsweit oder gruppen-, unternehmensübergreifend gesteuert werden. Informationen zum aktuellen Dokumentenstatus werden den Mitarbeitenden direkt als Benachrichtigung zur Verfügung gestellt. Erfolgte Arbeitsschritte werden in einer personalisierten digitalen Signatur als Bearbeitungs-, Freigabehistorie ersichtlich gemacht.

So wird z.B. die Rechnungsverarbeitung im Zusammenspiel von Freigabeprozessen und dem Diskurs gezielt im „vier Augen Prinzip" gesteuert, dabei „step by step" dokumentiert und am Ende revisionssicher achiviert.

Diskurs & Delegation

Erstellen Sie einen Diskurs zu einem Thema, Vorgang, zur Problemanalyse oder als Sammlung von Gruppenanliegen. Diskurse könne zu jedem Dokument, Thema oder Vorgang immer und jederzeit gestartet werden.

Nutzen Sie den Diskurs, um Beiträge oder Themen nicht nur zu sammeln, sondern diese in einem fortlaufenden Protokoll festzuhalten oder eine Entstehungshistorie zu erhalten.

Delegieren Sie gezielt Aktivitäten und Aktionen an Ihre Mitarbeitenden, ohne dabei den Überblick oder die Kontrolle zu verlieren. Es wird hierbei die automatische dauerhafte Anzeige in der Wiedervorlage bei Auftraggeber und Auftragnehmer bis zum Abschluss oder Rücknahme der Delegation verwendet.  Sie als Verantwortlicher müssen den Abschluss bestätigen, worauf eine Dokumentation der Prozesshistorie erstellt wird.

Definiert – Strukturiert – Versioniert

Definieren Sie Ihre Prozessabläufe, vernetzen und strukturieren Sie Ihre Dokumente über die Bildung von Relationen. Fügen Sie Ihren Dokumenten zusätzliche Informationen hinzu durch Bezüge wie „gibt frei“ oder „Anlage zu“. Die Bezüge können Sie frei definieren. Daneben können Sie durch Corporate-Items eigene Strukturelemente bilden und das System an Ihre Anforderungen anpassen.

Ein weiterer Baustein ist die Hierarchieabbildung innerhalb einzelner Objektgruppen. Ordnen Sie Datensätze anderen unter und bilden Sie Hierarchien ab, so entstehen strukturierte Ablagen. Die so erstellten Bäume können Sie im eigens gestalteten Strukturbrowser einsehen und verfolgen. Erstellen Sie auf diese Weise eine vollständige Akte, die alle Dokumente eines bestimmten Vorgangs beinhaltet. Bei jeder Veränderung wird eine revisionssichere und versionierte Ablaufhistorie erstellt.

CTI & Scanner Integration

Über die integrierte CTI Telefonschnittstelle haben Sie alle ein- und ausgehende Telefonate im Überblick. Ebenfalls bekommen Sie eine Nachricht über verpasste Anrufe in Ihrer Abwesenheit in ihr Postfach gesendet.  Sie können Telefonnotizen während oder nach einem Telefonat anfertigen und diese dann Partnern, Aktivitäten, Projekten, etc. zuordnen oder in der Wiedervorlage zuweisen.

Wir haben eine multifunktionale Scannerschnittstelle für Sie in unserer LBOffice DMS++ Software implementiert. Legen Sie gescannte Dokumente einfach per „Drag and Drop“ in Ihrem Vorgang ab.

Strukturierte Daten werden von unserer Foulderscan-Schnittstelle automatisch in LBOffice übernommen und den vordefinierten Übergabestellen zugeordnet.

Für eine OCR-Scannerfunktion arbeiten wir mit image2data zusammen. Hierfür erstellen wir Ihnen gerne ein erweitertes Angebot.

Image2Data ist eine flexible, modulare und integrierbare Software-Suite zur Informationserfassung. Mit ihr werden Informationen automatisiert gewonnen und weiterverarbeitet. Informationen können aus über 1000 Dateiformaten gewonnen oder mittels handelsüblicher Scanner aus Dokumenten erkannt werden. Für die Verarbeitung von Dateien und Dokumenten sowie die Erkennung von Daten gibt es keine Volumenbegrenzungen. Damit eignet sich Image2Data zur Automatisierung sämtlicher Prozesse zur Informationserfassung.

Klares Berechtigungskonzept und einfaches Administrieren

Rechte sind in LBOffice an das jeweilige Dokument gebunden und können individuell festgelegt werden. Serverseitig werden Rechte vordefiniert und bei Anlage eines neuen Dokumentes vorgeschlagen. Die LBOffice-Suite lebt von einem klar gestaffelten Berechtigungskonzept, welches über das „Active Directory“ gesteuert wird. Durch Abbildung der Unternehmenshierarchie im Active Directory haben Führungskräfte automatisch volle Zugriffsberechtigung auf die Objekte ihrer Mitarbeiter und die Entscheidungsträger haben somit vollständige Akten und Prozessabläufe vorliegen. Gleichzeitig können sie bei sensiblen Daten zielgerichtet Berechtigungen vergeben und diese somit vor unberechtigtem Zugriff sichern. Wenn es erforderlich ist, können Sie oder Ihr Administrator die Berechtigungen jederzeit ändern.

LBOffice erfüllt datenschutz- sowie telekommunikationsrechtliche Vorgaben und ermöglicht es Ihnen, Ihre Compliance-Verantwortung wahrzunehmen.

Archivierte Daten werden unveränderlich und fristgerecht verwaltet.

Mit LBOffice sind Ihre abgelegten Daten geschützt, denn das physikalische Löschen von Datensätzen durch den Anwender ist ausgeschlossen. Sie können ein Objekt lediglich zum Löschen vormerken. Erst nach Ablauf der festgelegten Aufbewahrungsfrist wird ein Datensatz durch Systemroutinen gelöscht.

Administriert wird das System im übersichtlichen Administrator-Client. LBOffice nutzt das Active Directory von Microsoft® zur Rechtevergabe. Die Benutzerrechte können individuell an Ihr vorhandenes Rechtekonzept angepasst werden. Ein großer Nutzen für Ihre Administratoren, denn sie müssen die Benutzer nur für ein einziges System verwalten.

Schnittstellenkompatibilität und ERP-Anbindung

Der Einsatz gängiger Standardschnittstellen ermöglicht die einfache Integration von LBOffice in Ihre IT-Landschaft. Synchronisieren Sie z. B. die Daten Ihres ERP-Systems (Enterprise Resource Planning) mit LBOffice und vermeiden Sie so doppelte Datenhaltung. Dabei kann der Austausch in beide Richtungen erfolgen. Sie haben ein funktionierendes Archivsystem? Kein Problem, auch dies können Sie weiter einsetzen.

Sie können LBOffice mit oder ohne ERP-System nutzen. Eine Beleg-Schnittstelle zu Ihrem ERP-System ist integriert und einfach konfigurierbar.

Mit LBOffice nutzen Sie die Daten aus Ihrem ERP-System und erweitern diese zu eine lebendige Kundenakte.

Module und Features im Überblick

Funktionsbeschreibung

Die LBOffice-DMS++ Suite ist ein Dokumenten- und Informationsmanagement-System mit den Modulen Partnerverwaltung, Dokumentenverwaltung, Projektverwaltung, Produktverwaltung und kundenspezifische Objekttypen. Es bietet zusätzlich Kommunikations- und Kollaborationsfunktionen.

Sie verwalten damit sämtliche Adressen, Dokumente und E-Mails sowie Projekte, Vorgänge und Aufgaben in einem einzigen System. Dokumente werden automatisch dem zugehörigen Kunden, dem Vorgang oder und dem Projekt zugeordnet. Nutzen Sie unsere Software als Enterprise Content Management (ECM) System. Erstellen Sie einen thematisch strukturierten Wissenspool, mit dem Sie Ihr Unternehmen revisionssicher und GoBD konform steuern!           

DMS++ Mehrwert

LBOffice

Multifunktional

Mit LBOffice DMS++ haben wir ein unternehmensübergreifendes Werkzeug vor Augen, das alle Funktionsbereiche eines Unternehmens unterstützt, möglichst viele Managementsysteme vereint (DMS, CRM, Groupware, Vorgangs- und Projektmanagement, Kollaboration, etc.), doppelte Datenhaltung vermeidet und auf die Bedürfnisse eines "Mittelständlers" zugeschnitten ist.

Dabei denken wir nicht in gewohnten File-Server-Ablageordnungen, sondern in den elektronisch vielfältigen Möglichkeiten Dokumente und Informationen jeglicher Art multifunktional in unternehmensweite Verfügbarkeit zueinander zu bringen.

Individuelle, meist nur schwer darstellbare Prozesse und Vorgänge werden in LBOffice zielsicher erfasst und strukturiert. Ihre Arbeitsschritte werden allumfassend in den Benutzergruppen nachvollziehbar dargestellt und revisionssicher archiviert. 

N : M -Relationierung

Wir bieten Ihnen Vernetzungsmöglichkeiten ohne Limit, unbegrenzte Verknüpfung von Dokumenten und somit transparente Informationszugriffe, individuelle Strukturbildung bei GoBD und datensicherem und nachvollziehbaren Arbeiten. 

Wir bilden zu jedem Datensatz gegenseitige Relationen sowie weiterführende Verknüpfungen und das meist vollkommen automatisch, ohne dass Sie dadurch in Ihrem Arbeitsprozess gestört werden.

Dazu arbeiten wir mit einer N : M Verknüpfung, was uns einzigartig und hoch flexibel macht.

Um eine hohe Performance zu gewährleisten nutzen wir Ihre „Metadaten". Vielfältige Sortierungs- und Eingrenzungsmöglichkeiten, um gezielt „ad hoc" an Ihre Informationen zu gelangen, bieten Ihnen immer den nötigen Durch- und Überblick.

Compliance und Verantwortung

Die Einforderung und Einhaltung von Gesetzen und Richtlinien werden in einem Compliance-Management-System dokumentiert. Dabei delegieren Sie Aufgaben und behalten dabei die volle Kontrolle und den Überblick über den aktuellen Stand sowie den Verlauf. Am Ende schließen Sie den Prozess ab und können immer wiederkehrende Vorgänge verwalten, strukturieren oder terminieren.
Behalten Sie alles im Blick, denn nur so werden Sie Ihren vielfältigen Verantwortungen gerecht!

Als Führungskraft müssen Sie Aufgaben delegieren und die termingerechte Bearbeitung sicherstellen.

Für Aufgaben, deren Fertigstellung terminiert ist, bietet die Delegationsfunktion zusätzliche und automatisierte Managementinstrumente. Führungskräfte können beispielsweise Aufgaben an Mitarbeiter delegieren. Die Mitarbeiter werden im Postfach darüber informiert. Delegierte Aufgaben können sofort bearbeitet oder terminiert in die Wiedervorlage gelegt werden. Dabei stellt die Erinnerungsfunktion eine termingerechte Bearbeitung sicher. Die Wiedervorlage leistet auch Ihren Führungskräften wertvolle Dienste, hier haben diese alle delegierten Aufgaben im Blick. Meldet der Mitarbeiter eine Aufgabe als erledigt, wird der Delegierende automatisch informiert. So ermöglicht LBOffice ein effektives Vorgangs- und Projektcontrolling. Ihre Führungskräfte haben jederzeit den Überblick über das aktuelle Geschehen.

No Limit / Unbegrenzt vielfältig

Jede Datei kann zu jedem Kunden, jeder Person, jedem Vorgang, etc. unbegrenzt verknüpft und somit zugeordnet werden. Mit dem Maus-Cursor steuern Sie zielgenau die Arbeitsbereiche und mit der rechten Maustaste öffnen Sie alle Funktionen.

Einfacher geht es nicht!

Alternativ arbeiten Sie einfach per "Drag and Drop" und verknüpfen kinderleicht Ihre Informationen miteinander.

Intuitiv

Mit LBOffice surfen Sie schnell und effektiv durch das Unternehmensgehirn. Sie finden intuitiv sowie strukturiert alle Daten zu jedem Vorgang und können diese einsehen, bearbeiten, delegieren und neu erstellen.

Im übersichtlichen Register befinden sich aus Browsern bekannte Funktionen wie Historie und Favoriten. Hieraus können Sie Dokumente direkt öffnen oder über Relationen und Strukturen den Informationsnetzen folgen. So verschaffen Sie sich schnell einen Überblick. Oder Sie folgen eigenen Ablagestrukturen und surfen durch Ihr unternehmensweites Wissens- und Dokumentennetzwerk.

Individuell in einem Programm

LBOffice ist ein universelles Werkzeug, das Sie nach Ihren Vorstellungen nutzen können. Egal ob Sie zusätzliche Datenfelder oder andere Verwaltungselemente benötigen, passen Sie einfach die Kernfunktionen auf Ihr Unternehmen an und das alles, ohne dies programmieren zu müssen!

Es sind keine Programm- oder Systemwechsel notwendig, um schnell und zielgenau alle unternehmensrelevanten Daten einzusehen und zu bearbeiten.

Ordnen Sie Ihren Bildschirm, wie Sie möchten, und speichern Sie Ihre persönlichen Einstellungen als individuelles Design ab.

Frei und unkompliziert

Bilden und bauen Sie Ihre eigene firmennotwendigen Strukturen, Abläufe, Vorgänge, Hierarchien, etc.

Erstellen Sie Ihre eigene firmeninterne Struktur und bilden Sie Ihr eigenes Wissensnetzwerk!

Mit sogenannten Corporate-Items können Sie eigene Verwaltungsobjekte einführen und so Ihre Standard- und Sonderstrukturen gezielt aufbauen. Dabei spielt es keine Rolle, ob Sie Verträge, Patente, Ressourcen, Mitgliedschaften oder völlig andere Objekte benötigen. Hier sind Ihnen keine Grenzen gesetzt. Ihre Administratoren haben das selbst in der Hand. In wenigen Schritten können sie einen neuen Objekttyp erstellen und zur Verwendung gezielt freigeben. Ihr Admin kann unbegrenzte Erweiterungen von eigenen unternehmensrelevanten Nachschlagetabellen sowie individuellen Programmeinstellungen vornehmen.

Gruppenübergreifendes und nahtloses Arbeiten

Tauschen Sie intern gruppenübergreifend Dokumentenzugriffe und Informationen aus. Ermöglichen Sie ein nahtloses Weiterarbeiten von Teams und Freigabeprozessen. Dokumente sowie Nachrichten dazu können Sie über LBOffice unternehmensweit weiterreichen, sodass diese direkt weiterbearbeitet werden, ohne diese zu suchen oder aufrufen zu müssen.

Legen Sie alle Informationen in nur einer zentralen Datenbank ab und vermeiden Sie so Dubletten.

E-Mails und Dokumente werden einmal überführt. Teammitglieder, CC-gesetzte Kollegen profitieren davon, denn sie alle greifen auf den schon weiter bearbeiteten Metadatensatz zu.

Nutzen Sie die implementierten Standardschnittstellen zum Austausch und zur Synchronisation der Daten mit vorhandenen Ressourcen, z.B. Ihrem ERP- oder Exchange-System.

Ein Nutzer berichtet

LBOffice
"Mit wenigen Klicks finde ich die Kundeninfos"

Die Einführung von LBOffice hat den Informationsfluss im Unternehmen Lenord + Bauer deutlich verbessert. Empfangsmitarbeiterin Manuela Huhmann freut besonders darüber: „Unser Beschwerdemanagement wird über LBOffice abgewickelt. Das ermöglicht mir, bei Kundenanrufen kompetent zu reagieren. Ich erkenne auf den ersten Blick, wie weit die Bearbeitung bereits fortgeschritten ist, selbst wenn ich den zuständigen Sachbearbeiter gerade nicht erreiche.“

Der Clou: Sie findet alle relevanten Informationen, wie zum Beispiel den zuständigen Ansprechpartner, auf der Partnerdatenmaske. Die Handhabung der Beschwerden in LBOffice, die Anlage der zugehörigen Aktion und vor allem die Dokumentation aller Bearbeitungsschritte in einem Diskurs ermöglichen es ihr, eine konkrete Aussage zu machen.

„Die Kunden sind jedes Mal positiv überrascht, sie fühlen sich schon an der ersten Kontaktstelle im Unternehmen ernst genommen“, ergänzt ihre Kollegin Diana van Eil. „Wir erfahren sehr viel Wertschätzung dadurch, dass wir dank LBOffice schnell und kompetent antworten können. Oftmals nimmt das dem Kunden sogar den Wind aus den Segeln.“